Система управления бизнес-процессами

Чтобы достичь успеха, современный бизнес должен быть организованным, открытым и готовым к изменениям. Часто это требует трансформации, которая подразумевает скорее радикальные, а не постепенные изменения. Когда бизнес проходит цифровую трансформацию, это не просто небольшие корректировки, а кардинальное изменение основ, на которых он строится. Самым эффективным способом управления считается процессный подход, где первостепенную роль играют системы управления бизнес-процессами, или BPM-системы. 

Что такое система управления бизнес-процессами 

Система управления корпоративными бизнес-процессами или BPM-система — это комплексное IT-решение для оптимизации, моделирования, исполнения и анализа бизнес-процессов организации.

Что делает система:

• Стандартизирует операции, улучшает их прозрачность и повышает общую эффективность работы предприятия
• Разбивает сложные процессы на управляемые шаги и определяет, кто из сотрудников за что отвечает
• Отображает бизнес-процессы в виде схем, что упрощает их мониторинг и управление для руководства.

Система управления бизнес-процессами – это информационная система, которая помогает быстро собирать точную информацию о том, как проходят рабочие процессы на каждом этапе. Она не просто следит за тем, чтобы все делали свою работу, а анализирует и улучшает процессы. Например, если один процесс занимает слишком много времени или ресурсов, система помогает найти и устранить проблемы. 

Функции 

Основные функции BPM-систем, которые делают их использование удобным и эффективным для достижения бизнес-целей: 

• Моделирование. Позволяет предварительно создавать детальные модели бизнес-процессов, оценивать продуктивность и прогнозировать результаты, поэтому процессы можно тщательно планировать и подготавливать.
• Исполнение. Автоматизирует задачи и процессы по заранее установленной модели. Это включает распределение ресурсов и координацию действий для оптимизации рабочей нагрузки и улучшения результатов работы. Теперь операции, которые требовали ручного управления, такие как создание документов по шаблонам, планирование расписаний и отправка напоминаний о встречах и звонках, выполняются автоматически.
• Контроль. Контрольная функция предоставляет инструменты для мониторинга и оценки работы бизнес-процессов в режиме реального времени. Это помогает быстро обнаруживать и решать возникающие проблемы, а также подстраивать процессы под меняющиеся условия.
• Оптимизация. Оценивает, как работает бизнес, находит места для улучшения и предлагает способы повышения продуктивности для улучшения общих результатов.
• Единообразие бизнес-процессов. Как только процесс разработан и активирован, система будет точно его воспроизводить, следуя установленному алгоритму. Например, оформление отпуска в BPM-системе. Все действия выполняются по четко определенной последовательности:
  • Сотрудник подает заявление → руководитель утверждает → работник отдела кадров готовит необходимые документы → генеральный директор подписывает приказ об отпуске → бухгалтер рассчитывает отпускные.
• Поддержка анализа действующих условий. Собирает информацию и представляет в понятном виде, создавая подробные отчеты о том, что происходит в компании, поэтому руководители могут анализировать слабые и сильные стороны работы организации. Например, просмотреть отчеты о рекламных кампаниях и оценить результативность мероприятий.
• Соблюдение временных рамок. В автоматизированных бизнес-процессах можно устанавливать конкретные сроки для каждого этапа и настраивать автоматическую отправку уведомлений сотрудникам при нарушении дедлайнов. Это помогает предотвратить задержки и пропуск задач.
• Прозрачность процессов. Сотрудники могут отслеживать прогресс дел, в которых они участвуют, и определить, на каком этапе произошла задержка. Например, если сотрудник кадровой службы не отправил договор на подписание, это будет видно в системе. 

Виды 

Варианты классификации систем управления корпоративными бизнес-процессами делятся на несколько категорий. 

1. По принципам методологии
   • Простые. Применяются для облегчения повседневных бизнес-задач и не требуют использования сложных методов.
   • Расширенные. Разрабатываются на базе сложных методик, таких как методика моделирования бизнес-процессов (BPMN ) и система управления процессами, зависящими от событий (EPC).
2. Основываясь на архитектуре
   • Прямолинейные. Нацелены на автоматизацию определенных шагов в рабочих процессах.
   • Комплексные. Управляют всеми этапами бизнес-процессов и поддерживать их связь как внутри компании, так и с внешним миром.
3. По предназначению
   • Внутрикорпоративные. Предназначены для упрощения процессов внутри самого предприятия.
   • Межкорпоративные. Регулируют взаимодействие и управление бизнес-процессами между организациями.
   • Государственно-ориентированные. Разработаны специально для нужд государственных и общественных учреждений.
4. В зависимости от функциональных возможностей
   • Для разработки и построения диаграмм бизнес-процессов. Позволяют пользователям визуализировать и структурировать различные этапы работы, делая процессы понятными и доступными для анализа и дальнейшего улучшения.
   • Для модернизации и автоматизации производственных и административных операций. Помогают сократить время выполнения задач и уменьшить вероятность ошибок, автоматизируя рутинные и повторяющиеся действия в рабочих процессах.
   • Для контроля и наблюдения за бизнес-процессами. Менеджеры будут в курсе текущих событий, смогут быстро реагировать на изменения и гибко адаптировать стратегии управления под новые условия и требования.
   • Для аналитики и управления производительностью процессов. Обладают расширенными аналитическими функциями, которые помогают находить слабые места, анализировать производительность и оптимизировать ресурсы и временные затраты, улучшая общую эффективность организации.
5. По степени интеграции
   • Автономные. Работают самостоятельно и не связаны с другими системами или ресурсами.
   • Интегрированные. Предназначены для взаимодействия с различными платформами и инструментами, такими как CRM, ERP и другие.

Инструменты 

Инструменты для бизнес-процессов помогают на всех этапах работы, от начального описания до дальнейшего улучшения. Включают в себя программные и методологические решения для анализа, моделирования, оптимизации и мониторинга.

• Моделирование процессов. Основной инструмент BPM – ПО для моделирования процессов. Это помогает визуализировать бизнес-процессы, облегчает их понимание и анализ. С помощью таких инструментов, как BPMN, участники могут четко видеть этапы работы, их последовательность и исполнителей. Для этого используются графические редакторы, которые отображают процессы в виде диаграмм и блок-схем. Моделирование дает возможность протестировать разные подходы, изменять отдельные элементы и заранее просчитывать, как будут функционировать и выполняться процессы.
• Автоматизация процессов. Инструменты автоматизации сокращают ручной труд, заменяя его на автоматическое выполнение повторяющихся задач. Системы, например, RPA, применяют ботов для рутинных операций, что увеличивает эффективность и снижает шансы на ошибки.
• Мониторинг и анализ процессов. Аналитические модули собирают и обрабатывают информацию из всех действующих процессов компании. Создают отчеты с таблицами, графиками и диаграммами, которые помогают следить за прогрессом бизнес-процессов, выявлять проблемные места, например, падение продаж или возникновение задолженностей.
• Интеграция систем. Чтобы все отделы компании работали слаженно, инструменты BPM соединяются с другими системами компании. Это создаёт единую информационную среду, упрощая обмен информацией между отделами.

Внедрение

Переход на BPM требует четкого планирования и последовательных шагов, которые помогут максимально эффективно использовать возможности технологии.

С внедрением систем управления бизнес-процессами работы становятся продуманнее и результативнее и делаются «как надо», а не «как придётся».

Посмотрим, как внедряются BPM-системы на примере автоматизации процесса кредитования. Система управления корпоративными бизнес-процессами автоматизировала сбор информации о клиентах, ее анализ и одобрение кредитов, сократив время обработки заявок с нескольких дней до нескольких часов.

1. Анализ и сбор требований. Начальный этап включал детальный анализ существующего процесса кредитования. Команда проекта провела интервью с кредитными менеджерами и аналитиками для выявления всех этапов процесса, от первичной заявки клиента до выдачи кредита. Особое внимание уделялось типичным задержкам и ошибках, например, при вводе данных или в процессе проверки кредитоспособности. В итоге выяснилось, что процесс затягивается из-за ручной обработки документов и частых ошибок.
2. Выбор и настройка BPM-системы. Банк подобрал BPM-платформу, которая вписывалась в IT-инфраструктуру и отвечала требованиям безопасности. В процессе настройки были разработаны модели процессов с помощью BPMN, что сделало процессы наглядными и понятными для участников проекта.
3. Интеграция с существующими системами. Для того чтобы соединить BPM-системы с существующими системами учета клиентов, риск-менеджмента и бухгалтерии, были задействованы API и сервисы обмена сообщениями. Это позволило автоматизировать передачу информации и решений между разными платформами.
4. Автоматизация правил и политик. Главное внимание уделили автоматизации повседневных задач и решений. Например, система самостоятельно проверяла кредитную историю, доходы и другие параметры клиентов по заранее установленным правилам. Это значительно ускорило процесс принятия решений.
5. Тестирование и оптимизация. Перед полным запуском системы проводились масштабные тесты, включая юнит-тестирование отдельных компонентов и интеграционное тестирование всей системы. Это помогло выявить недочеты в работе системы и устранить их до начала эксплуатации.
Обучение пользователей и поддержка изменений. После технической реализации и тестирования последовал этап активного внедрения системы, включающий обучение сотрудников работе с новой системой. Организовывались тренинги и воркшопы, которые помогали сотрудникам понять преимущества новой системы и научиться использовать её эффективно.

В результате, благодаря этому комплексному подходу, банк смог значительно ускорить процесс кредитования, снизить количество ошибок за счет автоматизации и улучшить общую удовлетворенность клиентов за счет более быстрого и качественного обслуживания.

BPM-системы особенно полезны для компаний, которые занимаются сложными многоуровневыми бизнес-процессами, распределенными между различными подразделениями и корпоративными отделами. Самые перспективные сферы для внедрения BPM-систем – торговля, строительство, консалтинг, ИТ и финансовые услуги.

С постоянным развитием технологий и появлением новых стандартов в эффективности и скорости обновлений, не все BPM-системы могут удовлетворить эти возросшие требования. Из-за изменений в законодательных и технологических стандартах, некоторые из этих систем даже ушли с российского рынка.

В таких случаях поможет технологическая платформа Digital Q.BPM от «Диасофт». Эта система делит бизнес-процессы на микросервисы, что способствует повышению производительности и устойчивости, ускоряет внесение изменений и добавляет гибкости при расширении деятельности компании.

Благодаря микросервисной архитектуре, платформа Digital Q.BPM эффективно справляется как с обычными, так и с высоконагруженными системами, где процессы запускаются тысячи раз. Одно из весомых преимуществ платформы – возможность совместной работы нескольких человек над одной бизнес-диаграммой на общей онлайн-доске. Участники видят действия друг друга в реальном времени, изменения автоматически сохраняются. Функция комментариев, возможность вести диалоги и сохранять историю общения делают совместную работу не только удобной, но и эффективной.

Платформа Digital Q.BPM помогает автоматизировать работу в разных направлениях и для любой сферы деятельности. Вот как это работает на примерах:

• Фронт-офис финансовой организации —платформа автоматизирует все, что касается обслуживания клиентов: от открытия вкладов и оформления платежных карт до ведения счетов физических и юридических лиц.
• Кредитный конвейер — платформа полностью автоматизирует прием и оценку кредитных заявок, выдачу и обслуживание кредитов. Также она помогает наладить связь с партнерской сетью, застройщиками и автодилерами.
• Финансы, логистика, управление персоналом — в любой организации цифровизация бизнес-процессов ускоряет и улучшает работу сотрудников. Руководители получают информацию о ходе процессов и могут быстро решать возникающие проблемы.

Выводы

Система управления бизнес-процессами – ключевой инструмент для современных предприятий, стремящихся оптимизировать свою деятельность. Эта информационная система помогает стандартизировать процессы, повышая их эффективность и прозрачность. Основные функции BPM включают моделирование, исполнение, контроль и оптимизацию процессов. Это позволяет компаниям адаптироваться к изменениям и управлять сложными процссами более эффективно. BPM обеспечивает автоматизацию задач, контроль выполнения и аналитику производительности, способствуя более быстрому и точному принятию решений. Различные виды BPM-систем подходят для разнообразных сфер деятельности, от торговли до финансовых услуг, поддерживая как внутренние, так и межкорпоративные процессы.